Współcześnie, praktycznie w każdej dziedzinie gospodarki, indywidualną pracę nad projektem zastąpiła praca grupowa. Nawet w przypadku, gdy pracownicy wykonują powierzone im zadania indywidualnie, to ostatecznie zbierają się na spotkaniach projektowych w celu prezentacji wyników swojej pracy oraz ustalenia kolejnych kroków zmierzających do pozytywnego zakończenia projektu. W zależności od wielkości zespołu projektowego, rozproszenia zespołu pomiędzy różne lokalizacje firmy oraz charakteru pracy wykonywanej przez członków zespołu, spotkania odbywają się w dostosowanych do tego odpowiednich salach konferencyjnych. Sala konferencyjna zapewnia możliwość spotkania większej grupy pracowników w warunkach sprzyjających intensywnej komunikacji, z zachowaniem jej prywatności, a przy tym bez zakłócania pracy innych osób wykonujących swoje obowiązki służbowe w tzw. open space’ach.
Inteligentne sale konferencyjne
W zależności od rodzaju spotkania, powstały różne kategorie sal konferencyjnych, które możemy podzielić na:
- mikro sale konferencyjne (zwane również miejscami cichej pracy),
- huddle space (pokoje spotkań lub małe sale konferencyjne),
- klasyczne sale konferencyjne,
- sale szkoleniowe.
Czytaj więcej
Aby zapewnić efektywną pracę zespołu projektowego lub pojedynczego pracownika, miejsce w którym odbywa się spotkanie musi zostać odpowiednio zaprojektowane (bazując na najlepszych praktykach ergonomii) oraz wyposażone w stosowne narzędzia ułatwiające skuteczną komunikację.
- monitory projekcyjne, na których prezentowane są wyniki dotychczasowej pracy pozostałym członkom zespołu,
- terminale wideokonferencyjne zapewniające przekaz dźwięku, obrazu oraz prezentowanych materiałów pomiędzy różnymi lokalizacjami, w których znajdują się członkowie zespołu projektowego,
- tablice interaktywne pozwalające na wspólną pracę projektową,
- systemy bezprzewodowej prezentacji treści umożliwiające wyświetlanie prezentacji bez użycia kabli),
- systemy rejestracji dźwięku (w tym: mikrofony stołowe i mikrofony sufitowe),
- zestawy nagłaśniające do sali konferencyjnej zapewniające właściwe nagłośnienie sali,
- systemy sterowania oświetleniem umożliwiające optymalne oświetlenie dostosowane do pory dnia, nasłonecznienia i charakteru spotkania oraz zapewniające prywatność omawianych treści przez zasłonięcie okien, drzwi lub szklanych ścian sali konferencyjnej.
Wszystkie powyższe zadania wykonywane są przez zbiór narzędzi, które określamy wspólną nazwą systemy audiowizualne lub w skrócie systemy av.
Niebagatelne znaczenie ma również efektywne zarządzanie wykorzystaniem sali konferencyjnej. Odpowiedzialne są za to systemy rezerwacji sal zintegrowane z firmowym kalendarzem. Systemy te wyposażone są w możliwość integracji z różnego rodzaju narzędziami monitorującymi obecność osób w sali konferencyjnej oraz liczącymi liczbę osób znajdujących się w sali. Na tej podstawie można przeanalizować jaka jest efektywność wykorzystania poszczególnych pokoi spotkań pod względem liczby osób w sali w stosunku do jej pojemności oraz jak często zdarzają się sytuacje, w których sala jest pusta, ponieważ organizator nie anulował rezerwacji sali, pomimo odwołania spotkania.
Obok elementów aktywnych będących wyposażeniem sali spotkań, należy również zwrócić uwagę na odpowiednie meble oraz wystrój wnętrza sprzyjający pracy oraz oddający charakter miejsca. Stoły konferencyjne powinny być wyposażone w przyłącza stołowe zawierające gniazda zasilające do podłączenia ładowarki do laptopa lub telefonu komórkowego, porty zapewniające podłączenie do sieci LAN oraz umożliwienie prezentacji np. przez złącze HDMI.
W celu zapewnienia porządku w sali konferencyjnej (co ma niebagatelny wpływ na samopoczucie osób z niej korzystających), polecane jest zastosowanie przyłączy wyposażonych w elektrycznie lub mechanicznie zwijane kable przyłączeniowe. Dzięki ich zastosowaniu, wyeliminowany zostaje problem plątaniny kabli na stole konferencyjnym oraz ograniczone zostają sytuacje, w których uczestnik poprzedniego spotkania, przez nieuwagę, zabrał ze sobą kabel prezentacyjny i nie możemy przeprowadzić prezentacji lub podłączyć się do firmowej sieci.
Nagromadzenie nowoczesnych technologii komunikacyjnych w sali konferencyjnej nie może przytłaczać użytkownika. Nadrzędnym celem przy projektowaniu sal konferencyjnych jest ergonomia i prostota użycia. W tym celu, sterowanie całym środowiskiem sali konferencyjnej sprowadza się do obsługi z poziomu tabletu dotykowego o intuicyjnym dla użytkownika interfejsie. Nie należy przy tym zapominać o obowiązkowym przeszkoleniu pracowników z obsługi systemów av zaimplementowanych w sali konferencyjnej. Należy również zapewnić pomoc z ramienia helpdesku w sytuacjach, gdy podczas ważnego spotkania wystąpią niespodziewane problemy.
Z naszych doświadczeń i obserwacji poziomu wykorzystania sal konferencyjnych u naszych klientów wynika, że są to zdecydowanie najintensywniej wykorzystywane miejsca w przestrzeni biurowej. Dlatego, aby awaria któregoś z elementów wyposażenia sali nie wyłączyła jej z użytku, zalecane jest objęcie systemów av odpowiednią opieką serwisową.
